Passer d'Excel à une appli de stock sans tout casser

Le tableur n'a pas échoué. Il a fait son travail jusqu'au jour où votre activité l'a dépassé : des copies « v2 » et « final » qui s'accumulent, une colonne ajoutée « provisoirement » il y a dix-huit mois, et une valeur de stock à laquelle plus personne n'ose se fier pour commander.

La bascule fait peur pour une bonne raison : votre catalogue est votre outil de travail. Voici comment la mener sans arrêter l'activité.

1. Nettoyer avant de migrer, pas après

Un import propre vaut mieux qu'un import rapide. Avant tout, dans le tableur :

• Supprimez les lignes de test et les doublons évidents.
• Assurez-vous qu'une référence unique existe pour chaque article.
• Uniformisez les unités : un article en « pièces », un autre en « pcs » et un troisième en « U » deviendront trois unités différentes dans l'appli.

Vous n'avez pas besoin d'un fichier parfait. Vous avez besoin d'un fichier cohérent sur ces trois points.

2. Décider ce qui devient un champ, et ce qui devient une étiquette

C'est la décision structurante, et elle se prend une fois. Une bonne règle :

• Une donnée que vous saisissez pour chaque article est un champ (référence, désignation, seuil, prix).
• Une donnée qui classe l'article dans un groupe est une étiquette (fournisseur principal, saisonnalité, gamme).

Les champs se remplissent, les étiquettes se filtrent. Se tromper de catégorie ne casse rien, mais vous fera retravailler vos filtres plus tard.

3. Fixer les seuils pendant l'import, pas plus tard

C'est l'erreur la plus fréquente : importer le stock, puis se dire qu'on renseignera les seuils « quand on aura le temps ». Ce moment n'arrive jamais, et l'alerte de rupture, la principale raison d'avoir installé l'appli, reste muette.

Un seuil approximatif vaut infiniment mieux qu'un seuil vide. Prenez la consommation d'un mois normal, divisez par deux, et corrigez au fil de l'eau.

4. Importer en une seule fois, tout ou rien

Un import qui s'arrête au milieu laisse un état hybride que personne ne sait démêler : une partie dans l'appli, une partie dans le tableur, et deux vérités qui divergent dès le lendemain.

C'est pour cette raison que l'import de Vextory est tout ou rien : tant qu'une seule ligne est en erreur, rien n'est enregistré. Vous corrigez la ligne, vous relancez. Frustrant sur le moment, salutaire à trois semaines.

5. Garder le tableur en lecture seule pendant un mois

Ne le supprimez pas. Renommez-le INVENTAIRE-ARCHIVE-<date> et passez-le en lecture seule. Il sert de filet pendant que vous prenez vos repères, et le fait qu'il ne soit plus modifiable évite le pire scénario : deux sources qui s'écartent en silence.

Au bout d'un mois, si personne ne l'a rouvert, la bascule est faite.

Ce que vous ne devez pas perdre en route

Une migration réussie conserve trois choses : vos références (elles sont imprimées sur vos étiquettes et connues de vos fournisseurs), vos seuils (ils encodent des années d'expérience du terrain), et la connaissance des gens qui savent quel article dort depuis deux ans. Le reste peut se reconstruire.