Pasar de Excel a una app de stock sin romper nada
Un método en cinco pasos para migrar tu inventario desde una hoja de cálculo sin perder el historial ni parar el negocio durante el cambio.
La hoja de cálculo no te ha fallado. Hizo su trabajo hasta el día en que se le quedó pequeña a tu negocio: copias «v2» y «final» que se acumulan, una columna añadida «provisionalmente» hace dieciocho meses y una cifra de stock de la que ya nadie se fía lo suficiente como para hacer un pedido.
El cambio da miedo, y con razón: tu catálogo es tu herramienta de trabajo. Así puedes hacerlo sin parar el negocio.
1. Limpiar antes de migrar, no después
Una importación limpia vale más que una rápida. Antes de nada, en la hoja:
- Elimina las filas de prueba y los duplicados evidentes.
- Asegúrate de que cada artículo tiene una referencia única.
- Unifica las unidades: si un artículo está en «piezas», otro en «uds» y un tercero en «U», acabarás con tres unidades distintas en la aplicación.
No necesitas un archivo perfecto. Necesitas un archivo coherente en esos tres puntos.
2. Decidir qué se convierte en campo y qué en etiqueta
Es la decisión que define la estructura, y se toma una sola vez. Una buena regla:
- Un dato que introduces en cada artículo es un campo (referencia, nombre, umbral, precio).
- Un dato que clasifica el artículo es una etiqueta (proveedor principal, temporada, gama).
Los campos se rellenan; las etiquetas sirven para filtrar. Equivocarse no rompe nada, pero te obligará a rehacer los filtros más adelante.
3. Fijar los umbrales durante la importación, no después
Es el error más frecuente: importar el stock y dejar los umbrales para «cuando haya tiempo». Ese momento no llega nunca, y el aviso de rotura de stock, el motivo principal por el que instalaste la aplicación, se queda mudo.
Más vale un umbral aproximado que ninguno. Toma el consumo de un mes normal, divídelo entre dos y corrige sobre la marcha.
4. Importar de una sola vez, todo o nada
Una importación que se queda a medias deja un estado híbrido que nadie sabe deshacer: una parte en la aplicación, otra en la hoja y, al día siguiente, dos versiones que ya no cuadran.
Por eso la importación de Vextory es todo o nada: mientras una sola fila tenga un error, no se guarda nada. Corriges la fila y vuelves a importar. Frustrante en el momento, un alivio tres semanas después.
5. Dejar la hoja en solo lectura durante un mes
No la borres. Renómbrala como INVENTARIO-ARCHIVADO-<fecha> y ponla en solo
lectura. Es tu red de seguridad mientras te acostumbras al cambio y, como ya no
se puede editar, evita lo peor: dos fuentes que van cada una por su lado sin que
nadie se dé cuenta.
Al cabo de un mes, si nadie la ha vuelto a abrir, puedes dar el cambio por hecho.
Lo que no debes perder por el camino
Una migración bien hecha conserva tres cosas: tus referencias (están impresas en las etiquetas y las conocen tus proveedores), tus umbrales (son fruto de años de oficio) y la memoria de las personas que saben qué artículo lleva dos años sin moverse. Lo demás se puede reconstruir.